Je mailbox de baas: 11 tips voor effectief mailboxbeheer

In de Week van het Werkgeluk besteden we een beetje extra aandacht aan life hacks die jouw werkgeluk kunnen verhogen. Voor veel mensen is het bijhouden van de e-mail een bron van frustratie en druk. Hoe ontkom je de eindeloze stroom e-mails die als een kolkende rivier op je afkomen? In dit artikel geven we concrete tips om meer rust en werkplezier te krijgen en jouw inbox professioneel te managen.

11 Tips voor meer rust en werkgeluk ↓

1. Tip 1: neem een standpunt in. Anders met e-mail omgaan vergt om te beginnen een duidelijk standpunt. Weiger simpelweg om je werkdag te laten domineren door e-mail. Tenzij je op de afdeling klantenservice of in een klantcontact-centrum werkt: meestal ben je niet aangenomen om fulltime e-mails te beantwoorden. Besteed er dan ook niet het grootste deel van je werkdag aan.
2. Tip 2: stop met “druk zijn”. Je kan de hele dag druk blijven met het beantwoorden van e-mails. Maar nogmaals: je bent niet aangenomen om e-mails te beantwoorden. Val dus niet voor de verleiding van “lekker druk zijn” en baken je e-mailgebruik af, zo ben je veel effectiever in je werk. Bovendien ben is het van grotere meerwaarde voor je werkgever als je zélf het initiatief neemt om meer gedaan te krijgen in een dag. Je verhoogt daarmee je eigen marktwaarde en werkgeluk zonder enorme investeringen.
3. Tip 3: werk vanuit een takenlijst. Werk je altijd vanuit een e-mailbox die continu open staat en piepjes geeft? Gek he, dat e-mail dan je werkdag beheerst  😉 . Als je vanuit je mailbox werkt, reageer je continu op vragen van anderen, die daarmee jouw agenda en werkdag dicteren. Werk in plaats daarvan vanuit je eigen takenlijst (welk systeem je daarvoor gebruikt maakt niet zoveel uit, als het maar simpel is en voor jou werkt) en neem als vaste taak het beantwoorden van e-mail op. Dus in plaats van 80% vanuit je mailbox te werken en 20% vanuit wat je zelf wilt doen, draai het om!  
4. Tip 4: stuur minder. E-mails worden steeds vaker helemaal niet beantwoord. Toch geldt nog steeds: minder e-mails versturen = minder e-mails krijgen. Wat je zaait, zul je oogsten. Stuur dus minder e-mails en loop even langs bij een collega of bel je klant op. Als je leiding geeft en mensen wilt informeren, kies dan voor een wekelijkse update, in plaats van de hele week losse e-mails  over allerlei onderwerpen.
5. Tip 5: zet al je meldingen uit. Elk geluidje, elke trilling, elk lampje of welke melding dan ook die geregeld op je telefoon of computer verschijnen zorgen voor het verslavende stofje dopamine in je hersenen. Dit lekkere stofje is de reden dat je verslaafd bent aan meldingen en dus ook aan e-mail. Doorbreek dit patroon en zet per direct alle meldingen uit. Tips voor het uitzetten van notificaties op je mobiel vind je hier.
6. Tip 6: houd je e-mailbox 100% leeg. Het is superslim om binnenkomende e-mails (op een vast moment) direct op te ruimen. Als er e-mail in je inbox staat, blijft dit in het onbewuste deel van je hersens openstaan als ‘unfinished business’. Dat zorgt voor onrust. Je kijkt elke keer als je jouw e-mail opent naar een aantal te verwerken e-mails. Laat het principe ‘uit het oog, uit het hart’ voor je werken en archiveer e-mails die je wilt beantwoorden in één map of onder een label “beantwoorden”. Mails die je niet wilt beantwoorden archiveer of verwijder je, wat je later wilt lezen archiveer je in “later lezen”. Je kan hiervoor ook standaard e-mailregels of filters aanmaken die e-mails voor je sorteren. Welk systeem je ook verzint, houd je inbox altijd leeg.
7. Tip 7: plan e-mail in je agenda. Kies elke dag of week een vast moment in voor het beantwoorden van e-mail. Dat kan een uurtje per dag zijn, maar ook een middag per week.  Veel e-mail is echt niet zo urgent dat deze per direct beantwoord moet worden en als jij de e-mail netjes in de map “beantwoorden” zet krijgt iedereen een nette reactie van jou.
8. Tip 8: schrijf je uit van alle nieuwsbrieven (behalve die van Eager People). Ook al is de AVG van kracht, nog steeds krijgt iedereen regelmatig ongevraagde nieuwsbrieven. Deze heb je meestal niet nodig. Als je iets wilt weten of kopen ga je zelf wel op zoek toch? Wil je bepaalde nieuwsbrieven toch bijhouden, bijvoorbeeld omdat ze belangrijke informatie bevatten, archiveer ze dan automatisch in een map “later lezen” waar je op een vast moment naar kijkt.
9. Tip 9: delegeer. Besteedt het behandelen van eenvoudig inkomende e-mails uit aan een virtual assistent, een personal assistent of iemand anders die toegang tot je e-mailbox krijgt. Maak afspraken over hoe je omgaat met vertrouwelijkheid en urgente berichten.
10. Tip 10: bel meer. E-mail is prima geschikt voor eenzijdige informatieverstrekking of het vastleggen van afspraken. Maar zodra er emotie in het spel komt, of een onderwerp ingewikkeld is, loop je al snel vast via e-mail. Je ziet de ander niet en er is geen ruimte voor nuance. Tenzij je hele epistels gaat sturen, maar dat is ook niet de bedoeling. Is het onderwerp emotioneel of complex? Bel even of ga langs bij de persoon met wie je in gesprek bent. Dit zorgt voor meer werkgeluk bij beiden!
11. Tip 11: beperk massamails en reply-to-alls.
    Vermijd als het even kan e-mails aan groepen mensen. Doe ook geen reply-to-alls op groepsmails maar bespreek je vragen 1 op 1 als dat nodig is. Wil je iets van een specifiek persoon, e-mail dan nooit een groep. E-mail je wel een groep, wees dan duidelijk wat je verwacht of, als een e-mail puur ter informatie is, zet dit er dan bij.

Heb jij nog een briljante aanvulling op dit rijtje? Deel ze in de comments op onze social media of bel ons via 085 40 16 344.

Contact

Wil je een keer nader kennismaken met Eager People omdat je een nieuwe uitdaging zoekt, gedreven mensen in wilt huren of meer uit je bestaande medewerkers wilt halen? Neem dan contact met ons op of bekijk onze vacatures voor meer werkgeluk!